4. กรณีไหนที่องค์กรมีสิทธิ์ “ปฏิเสธ” คำขอได้บ้าง?

องค์กรไม่ได้มีหน้าที่ต้องตามใจเจ้าของข้อมูลในทุกกรณี กฎหมายเปิดช่องให้ปฏิเสธคำขอได้เฉพาะ 3 กรณีนี้เท่านั้น คือ เป็นการปฏิเสธตามกฎหมายหรือคำสั่งศาล, การให้ข้อมูลนั้นอาจไปละเมิดสิทธิและเสรีภาพของบุคคลอื่น หรือคำขอนั้นไม่มีเหตุผลอันสมควร/ฟุ่มเฟือย เช่น ลูกค้ามาขอข้อมูลเดิมซ้ำ ๆ ทุกสัปดาห์โดยไม่มีเหตุผลใหม่

ข้อควรระวัง: หากคุณตัดสินใจปฏิเสธคำขอ คุณต้องแจ้งเหตุผลให้เจ้าของข้อมูลทราบเป็นลายลักษณ์อักษร เช่น “ทางบริษัทต้องขอปฏิเสธคำขอนี้ เนื่องจากข้อมูลดังกล่าวมีข้อมูลความลับทางการค้าของบุคคลภายนอกปะปนอยู่” และที่สำคัญคือคุณต้องบันทึกเหตุผลนี้ไว้ในระบบด้วย

5. รูปแบบการส่งมอบข้อมูล

วิธีการส่งข้อมูลให้ลูกค้านั้นทำได้หลายแบบ ตั้งแต่การเปิดให้เข้ามาดูด้วยตาตัวเอง การจัดทำสำเนาเอกสารกระดาษ หรือการส่งไฟล์ทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีหลักการง่ายๆ ว่า หากเจ้าของข้อมูลยื่นคำขอมาทางช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ (เช่น อีเมล) คุณก็ควรจัดส่งข้อมูลกลับไปให้เขาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เช่นเดียวกัน เว้นแต่ระบบหรือสภาพความสามารถขององค์กรคุณในตอนนั้นจะไม่สามารถทำได้จริง ๆ

6. อัตราค่าธรรมเนียม 

ตามหลักการของ PDPA การขอใช้สิทธินี้ “ฟรี” ผู้ควบคุมข้อมูลจะเรียกเก็บเงินไม่ได้ เว้นแต่ว่าคำขอนั้นจะเข้าข่ายไม่มีเหตุผลอันสมควร ฟุ่มเฟือย หรือเป็นการขอสำเนาชุดที่สองชุดที่สามเพิ่มเติม แบบนี้องค์กรถึงจะเรียกเก็บค่าธรรมเนียมได้ แต่ต้องสมเหตุสมผลและไม่เกินอัตราที่กฎหมายกำหนดไว้ เช่น

• สำเนาเอกสาร A4 คิดได้หน้าละไม่เกิน 1 บาท
• สำเนาจากการพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ (A4 ขาว-ดำ) หน้าละไม่เกิน 3 บาท
• ค่าธรรมเนียมการรับรองสำเนาถูกต้อง คิดได้คำขอละไม่เกิน 5 บาท