การเริ่มต้นทำธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance – DG) ในองค์กรไม่ใช่เรื่องที่สามารถทำได้ในชั่วข้ามคืน แต่ต้องอาศัยการวางแผนที่ดีและการปฏิบัติตามแนวทางที่เป็นระบบ เพื่อลดความเสี่ยงและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในการจัดการข้อมูลขององค์กร ในบทความนี้ เราจะสำรวจแนวทางการเริ่มต้นทำ DG ตั้งแต่การประเมินความพร้อมขององค์กร การกำหนดวัตถุประสงค์ จนถึงการดำเนินกระบวนการต่าง ๆ อย่างเป็นขั้นตอน รวมถึงการหลีกเลี่ยงหลุมพรางที่อาจเกิดขึ้นได้ระหว่างทาง
การพิจารณาก่อนเริ่มต้นทำธรรมาภิบาลข้อมูล
ก่อนที่จะเริ่มต้นทำ DG สิ่งสำคัญคือต้องประเมินความพร้อมขององค์กรและกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน การประเมินนี้จะช่วยให้องค์กรสามารถวางแผนและเตรียมการในทุกขั้นตอนอย่างรอบคอบ
ประเมินความพร้อมขององค์กร การประเมินความพร้อมขององค์กรคือการตรวจสอบว่าองค์กรมีทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการทำ DG หรือไม่ รวมถึงการตรวจสอบวัฒนธรรมองค์กร ความพร้อมของบุคลากร ระบบเทคโนโลยี และความพร้อมในการปรับตัวขององค์กร การประเมินนี้ยังรวมถึงการตรวจสอบสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล เพื่อให้แน่ใจว่าองค์กรพร้อมที่จะเริ่มดำเนินการ DG อย่างเต็มที่
กำหนดวัตถุประสงค์ การกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการทำ DG เป็นขั้นตอนที่สำคัญ วัตถุประสงค์เหล่านี้ควรสอดคล้องกับเป้าหมายทางธุรกิจขององค์กร และต้องสามารถวัดผลได้ ตัวอย่างเช่น วัตถุประสงค์ในการทำ DG อาจรวมถึงการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล การปฏิบัติตามกฎหมายที่เกี่ยวข้อง หรือการเพิ่มประสิทธิภาพในการตัดสินใจทางธุรกิจ การมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนจะช่วยให้องค์กรสามารถวัดความสำเร็จของการทำ DG ได้อย่างเป็นรูปธรรม
ซึ่งการดำเนินกระบวนการ 9 ขั้นตอนในการทำ DG จะช่วยให้องค์กรสามารถควบคุมและจัดการข้อมูลได้อย่างเป็นระบบและปลอดภัย ขณะที่การหลีกเลี่ยงหลุมพรางต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นในการทำ DG จะช่วยเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จขององค์กร ดังนี้
กระบวนการ 9 ขั้นตอนในการทำธรรมาภิบาลข้อมูล
เมื่อองค์กรได้ประเมินความพร้อมและกำหนดวัตถุประสงค์เรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการดำเนินกระบวนการ DG อย่างเป็นระบบ ซึ่งสามารถแบ่งออกเป็น 9 ขั้นตอนหลัก ดังนี้
ศึกษาสภาพแวดล้อม การเริ่มต้นด้วยการศึกษาและวิเคราะห์สภาพแวดล้อมทั้งภายในและภายนอกองค์กรเป็นสิ่งสำคัญ สภาพแวดล้อมที่ต้องพิจารณาได้แก่ วัฒนธรรมองค์กร โครงสร้างองค์กร นโยบายและมาตรการที่มีอยู่ รวมถึงสภาพแวดล้อมทางกฎหมายและการควบคุมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล
กำหนดขอบเขต ขอบเขตของ DG ต้องถูกกำหนดอย่างชัดเจน โดยการกำหนดขอบเขตนี้จะรวมถึงการระบุผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้อง การรวบรวมข้อกำหนดและความต้องการขององค์กร และการกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่ต้องการควบคุมและจัดการ
กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ การกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบของบุคลากรในองค์กรเป็นอีกหนึ่งขั้นตอนที่สำคัญ การแต่งตั้งผู้บริหารข้อมูลระดับสูง (Chief Data Officer – CDO) หรือการจัดตั้งคณะกรรมการธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance Council) จะช่วยให้องค์กรมีการควบคุมและการตรวจสอบการจัดการข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ
สื่อสารและสร้างการรับรู้ การสื่อสารเกี่ยวกับธรรมาภิบาลข้อมูลให้กับบุคลากรทุกระดับในองค์กรเป็นสิ่งจำเป็น เพื่อให้ทุกคนตระหนักถึงความสำคัญของข้อมูลและมีส่วนร่วมในการปฏิบัติตามนโยบายและกระบวนการที่กำหนดไว้ การสร้างการรับรู้ที่ดีจะช่วยให้การทำ DG เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ
วางแผนการดำเนินงาน การวางแผนเป็นขั้นตอนที่ช่วยให้องค์กรสามารถดำเนินการตามแผน DG ได้อย่างเป็นระบบ โดยแผนนี้ควรครอบคลุมถึงการกำหนดทรัพยากรที่จำเป็น การจัดสรรงบประมาณ การตั้งเป้าหมายที่สามารถวัดผลได้ และการกำหนดระยะเวลาที่จะดำเนินการ
กำหนดนโยบายข้อมูล การกำหนดนโยบายข้อมูลที่ชัดเจนเป็นสิ่งสำคัญในการควบคุมและบริหารจัดการข้อมูล นโยบายเหล่านี้ควรครอบคลุมการจัดการข้อมูลตั้งแต่การสร้าง การจัดเก็บ การเข้าถึง การแบ่งปัน และการทำลายข้อมูล เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดการข้อมูลเป็นไปตามข้อกำหนดและมาตรฐานที่กำหนดไว้
ดำเนินกิจกรรมหลัก การดำเนินกิจกรรมหลักในการทำ DG รวมถึงการระบุและจัดการข้อมูลที่สำคัญ การจัดการคุณภาพข้อมูล การจัดการเมตาดาต้า (Metadata) และการจัดการการเข้าถึงข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้เป็นหัวใจสำคัญในการทำให้ DG ประสบความสำเร็จ
ติดตามและวัดผล การติดตามและวัดผลเป็นสิ่งจำเป็นในการประเมินความสำเร็จของการทำ DG องค์กรควรกำหนดตัวชี้วัด (KPIs) ที่ชัดเจนในการประเมินผลการทำ DG และควรมีการติดตามและปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่อง
ตรวจสอบ ประเมิน และรายงานผล ขั้นตอนสุดท้ายคือการตรวจสอบและประเมินผลการทำ DG รวมถึงการจัดทำรายงานผลให้กับผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย การตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงกระบวนการและนโยบายให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจและข้อกำหนดทางกฎหมาย
หลุมพรางที่ควรหลีกเลี่ยงในการทำธรรมาภิบาลข้อมูล
แม้ว่าการทำ DG จะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีหลุมพรางที่องค์กรควรระมัดระวังในการดำเนินการ DG เพื่อป้องกันความล้มเหลวหรือความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น
การขาดความมุ่งมั่นจากผู้บริหารระดับสูง หากผู้บริหารระดับสูงไม่สนับสนุนหรือไม่เห็นความสำคัญของ DG การดำเนินการจะประสบปัญหาในการบังคับใช้นโยบายและการปฏิบัติ การมีส่วนร่วมและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงเป็นสิ่งสำคัญที่จะช่วยผลักดันการทำ DG ให้สำเร็จ
การไม่กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบอย่างชัดเจน การไม่มีการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจนอาจนำไปสู่ความสับสนในการดำเนินงานและการจัดการข้อมูล การแต่งตั้งบุคลากรที่รับผิดชอบในการดูแลข้อมูลและการจัดการข้อมูลอย่างเหมาะสมจะช่วยลดความสับสนและเพิ่มความมีประสิทธิภาพในการทำงาน
การขาดการสื่อสารและการสร้างการรับรู้ หากไม่มีการสื่อสารที่ชัดเจนและการสร้างการรับรู้ที่ดี บุคลากรในองค์กรอาจไม่เข้าใจถึงความสำคัญของ DG และไม่ปฏิบัติตามนโยบายและกระบวนการที่กำหนดไว้ การสื่อสารที่ดีและการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่องเป็นสิ่งจำเป็นในการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่เน้นการจัดการข้อมูลอย่างมีความรับผิดชอบ
การไม่มีการติดตามและวัดผลที่ชัดเจน หากองค์กรไม่สามารถติดตามและวัดผลการดำเนินงานของ DG ได้ อาจทำให้ไม่สามารถปรับปรุงกระบวนการได้อย่างเหมาะสม การกำหนด KPIs ที่ชัดเจนและการติดตามผลอย่างต่อเนื่องจะช่วยให้องค์กรสามารถปรับปรุงการดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ
