การจัดประเภทข้อมูล (Data Classification) เป็นกระบวนการที่สำคัญในการจัดการข้อมูลที่มีความหลากหลายทั้งในด้านความสำคัญและความอ่อนไหว ซึ่งเป้ฯกระบวนการหนึ่งของการทำ ธรรมาภิบาลข้อมูล (Data Governance – DG) การจัดประเภทข้อมูลไม่เพียงแต่ช่วยให้องค์กรสามารถบริหารจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยลดความเสี่ยงจากการละเมิดข้อมูลที่มีความสำคัญ โดยการใช้มาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมกับข้อมูลแต่ละประเภท
ความสำคัญของการจัดประเภทข้อมูล
การจัดประเภทข้อมูลเป็นการระบุและแบ่งข้อมูลออกเป็นกลุ่มต่าง ๆ ตามระดับความสำคัญและความอ่อนไหวของข้อมูล เพื่อให้สามารถกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมได้ การจัดประเภทนี้เป็นพื้นฐานสำคัญในการบริหารจัดการข้อมูลในองค์กร เนื่องจากช่วยให้องค์กรสามารถ
ปกป้องข้อมูลที่มีความสำคัญ ข้อมูลที่มีความสำคัญสูง เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) หรือข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญ (Business-Critical Data) จำเป็นต้องได้รับการปกป้องเป็นพิเศษ การจัดประเภทข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถระบุข้อมูลที่ต้องการการปกป้องในระดับสูง และกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสม
ปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมาย กฎหมายหลายฉบับ เช่น กฎหมายข้อมูลข่าวสารของราชการ กฎหมายรัฐบาลดิจิทัล กฎหมายรักษาความมั่นคงไซเบอร์ PDPA รวมทั้งกฎหมายเฉพาะของแต่อุตสาหกรรม เช่น ะนาคาร การเงิน ประกัน บริษัทในตลาดหลักทรัพย์ เป็นต้น ต่างกำหนดให้องค์กรต้องจัดการและปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเข้มงวด การจัดประเภทข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยการระบุและจัดการข้อมูลที่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดทางกฎหมายอย่างถูกต้อง
เพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูล การจัดประเภทข้อมูลช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดเก็บ การเข้าถึง การแชร์ข้อมูล หรือการทำลายข้อมูล ข้อมูลที่ถูกจัดประเภทอย่างเหมาะสมจะช่วยให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปอย่างราบรื่นและปลอดภัย
ลดความเสี่ยงจากการละเมิดข้อมูล ข้อมูลที่ไม่ได้รับการจัดประเภทอย่างถูกต้องอาจนำไปสู่ความเสี่ยงจากการละเมิดข้อมูล การจัดประเภทข้อมูลช่วยลดความเสี่ยงเหล่านี้ โดยการกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่สอดคล้องกับระดับความอ่อนไหวของข้อมูลแต่ละประเภท
ประเภทของข้อมูลที่มักใช้ในการจัดประเภท
การจัดประเภทข้อมูลสามารถทำได้หลากหลายวิธี ขึ้นอยู่กับลักษณะและความต้องการขององค์กร แต่โดยทั่วไป ข้อมูลมักถูกจัดประเภทตามความสำคัญและความอ่อนไหวเป็นกลุ่มหลัก ๆ ดังนี้
ข้อมูลส่วนบุคคล (Personal Data) ข้อมูลส่วนบุคคลคือข้อมูลที่สามารถระบุตัวตนของบุคคลได้ เช่น ชื่อ ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล ข้อมูลทางการแพทย์ หรือหมายเลขประจำตัวประชาชน ข้อมูลเหล่านี้มีความอ่อนไหวสูงและจำเป็นต้องได้รับการปกป้องอย่างเข้มงวด เนื่องจากการละเมิดข้อมูลส่วนบุคคลอาจนำไปสู่ผลกระทบทางกฎหมายและความเสียหายต่อชื่อเสียงขององค์กร
ข้อมูลสำคัญทางธุรกิจ (Business-Critical Data) ข้อมูลที่มีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจขององค์กร เช่น ข้อมูลทางการเงิน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลเกี่ยวกับกลยุทธ์ธุรกิจ หรือทรัพย์สินทางปัญญา ข้อมูลเหล่านี้มีความสำคัญสูงในการรักษาความสามารถในการแข่งขันและความสำเร็จขององค์กร จึงจำเป็นต้องได้รับการปกป้องอย่างเข้มงวด กรณีที่เป็นหน่วยงานรัฐข้อมูลส่วนนี้คือข้อมูลที่มีการจัดชั้นความลับที่ไม่ต้องเปิดเผยตามพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540
ข้อมูลภายในองค์กร (Internal Data) ข้อมูลที่ใช้ภายในองค์กรและไม่ได้มีการเปิดเผยต่อสาธารณะ เช่น อีเมลภายในองค์กร รายงานการประชุม หรือเอกสารการทำงาน ข้อมูลเหล่านี้มีความสำคัญในระดับปานกลางและจำเป็นต้องได้รับการปกป้องในระดับที่เหมาะสม
ข้อมูลทั่วไป (Public Data) ข้อมูลที่ไม่ได้มีความอ่อนไหวและสามารถเผยแพร่ให้กับบุคคลทั่วไปได้ เช่น ข้อมูลประชาสัมพันธ์ รายงานสาธารณะ หรือข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจเชิงธุรกิจ ข้อมูลประเภทนี้ไม่จำเป็นต้องได้รับการปกป้องอย่างเข้มงวด แต่ยังคงต้องมีการจัดการอย่างเป็นระบบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลยังคงมีความถูกต้องและทันสมัย
กระบวนการจัดประเภทข้อมูล
การจัดประเภทข้อมูลควรดำเนินการอย่างเป็นระบบและสอดคล้องกับนโยบายและข้อกำหนดขององค์กร กระบวนการจัดประเภทข้อมูลทั่วไปมีดังนี้
การระบุข้อมูล (Data Identification) ขั้นตอนแรกในการจัดประเภทข้อมูลคือการระบุข้อมูลที่มีอยู่ในองค์กร ทั้งข้อมูลที่ถูกสร้างขึ้นภายในองค์กรและข้อมูลที่ได้รับจากแหล่งภายนอก การระบุข้อมูลนี้จะช่วยให้องค์กรมีภาพรวมของข้อมูลที่ต้องจัดการ
การประเมินความสำคัญและความอ่อนไหว (Data Assessment) หลังจากที่ระบุข้อมูลได้แล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการประเมินความสำคัญและความอ่อนไหวของข้อมูล การประเมินนี้ควรรวมถึงการพิจารณาความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลแต่ละประเภท เช่น ความเสี่ยงจากการสูญหาย ความเสี่ยงจากการถูกโจมตีทางไซเบอร์ หรือความเสี่ยงจากการละเมิดข้อกำหนดทางกฎหมาย
การจัดประเภทข้อมูล (Data Classification) เมื่อประเมินความสำคัญและความอ่อนไหวของข้อมูลได้แล้ว ข้อมูลจะถูกจัดประเภทตามระดับความสำคัญและความอ่อนไหว การจัดประเภทนี้ควรสอดคล้องกับนโยบายและข้อกำหนดขององค์กรและประเภทขององค์กร เช่น กรณีเอกชน กับราชการ จะแตกต่างกันชัดเจน เพราะหน่วยงานของรัฐต้องมีการจัดประเภทข้อมูลตามแนวทางพระราชบัญญัติข้อมูลข่าวสารของราชการ พ.ศ.2540 พระราชบัญญัติระเบียบสารบัญ PDPA หรือตามกฎหมายอื่นๆกำหนด
การกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัย (Security Measures) หลังจากที่ข้อมูลถูกจัดประเภทแล้ว องค์กรควรกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เหมาะสมกับข้อมูลแต่ละประเภท มาตรการเหล่านี้อาจรวมถึงการเข้ารหัสข้อมูล การจำกัดสิทธิ์การเข้าถึง การตรวจสอบการใช้งานข้อมูล หรือการทำสำรองข้อมูล
การติดตามและประเมินผล (Monitoring and Review) การจัดประเภทข้อมูลไม่ใช่กระบวนการที่ทำครั้งเดียวแล้วจบ แต่อาจต้องมีการติดตามและประเมินผลอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลถูกจัดประเภทอย่างเหมาะสมและได้รับการปกป้องตามมาตรการที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ องค์กรควรมีการปรับปรุงกระบวนการจัดประเภทข้อมูลให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจและข้อกำหนดทางกฎหมาย
