หลักเกณฑ์ในการเก็บรวบรวมและเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรม

จากประกาศฯ การเก็บรวบรวมข้อมูลประวัติอาชญากรรมสามารถทำได้ ภายใต้วัตถุประสงค์ ดังนี้

1. มีกฎหมายเฉพาะกำหนดให้เก็บรวบรวมเพื่อตรวจสอบประวัติอาชญากรรม คุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามเกี่ยวกับการกระทำความผิดทางอาญา

ตัวอย่างเช่น ตำแหน่งงานที่ทำงานด้านการป้องกันและปราบปรามการฟอกเงินต้องมีการตรวจประวัติอาชญากรรมตามกฎหมายป้องกันและปราบปรามการฟอกเงิน

2. ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล สำหรับกรณีที่เป็นไปตามวัตถุประสงค์เฉพาะ ดังนี้

2.1 การพิจารณารับบุคคลเข้าทำงาน หรือการตรวจสอบคุณสมบัติ ลักษณะต้องห้ามหรือพิจารณาความเหมาะสมของบุคคลที่จะดำรงตำแหน่งใด 

การตรวจสอบประวัติอาชญากรรมเพื่อพิจารณาการรับสมัครเข้าทำงาน จะต้องได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลในการเก็บ รวบรวม ใช้ หรือเปิดเผยข้อมูล องค์กรหรือบริษัทจึงจำเป็นต้องมีเอกสารขอความยินยอมในการให้องค์กรหรือบริษัท ตรวจสอบข้อมูลประวัติอาชญากรรม จึงจำเป็นต้องมี “ลายเซ็น” ของเจ้าของข้อมูลเซ็นกำกับ เพื่อให้องค์กรหรือบริษัทดำเนินการได้ตามที่ PDPA บัญญัติไว้

ตัวอย่างเช่น การรับสมัครผู้ที่ดำรงตำแหน่งเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (รปภ.) ต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นทั้งองค์กรหรือบริษัท จัดตั้งด้วยตัวเอง ซึ่งรวมไปถึงการใช้บริการ Outsource จากองค์กรหรือบริษัทที่ให้บริการด้านรักษาความปลอดภัย จึงจำเป็นต้องใช้ข้อมูลส่วนตัวเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมเพื่อการพิจารณารับเข้าทำงานหรือใช้บริการได้ด้วย

2.2 การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการออกใบอนุญาตต่าง ๆ ซึ่งดำเนินการโดยหน่วยงานของรัฐ หรือผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ในการใช้อำนาจแทนหน่วยงานของรัฐ 

ตัวอย่างเช่น การออกใบอนุญาตขับขี่ประเภท 2 ให้กับบุคคลขับรถรับจ้างทั้งประจำทางและไม่ประจำทาง เพื่อการพิจารณาในการออกใบอนุญาตของกรมขนส่งทางบก

2.3 การตรวจสอบคุณสมบัติหรือลักษณะต้องห้ามของบุคคลในการอนุญาตต่าง ๆ โดยผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลอื่น ที่นอกเหนือจากข้อ (2.2)

โดยภายใต้วัตถุประสงค์ตามข้างต้นนี้ต้องได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้ง หรือมีฐานทางกฎหมายรองรับให้สามารถเก็บรวบรวมได้  ซึ่งต้องแจ้งผลกระทบระหว่างการให้ – ไม่ให้ความยินยอม ในขั้นตอนการขอความยินยอม และแจ้งให้ทราบว่าจะมีการตรวจประวัติอาชญากรรมตั้งแต่ขั้นตอนแรก เช่น ขั้นตอนการประกาศรับสมัคร การสรรหา การรับเลือก