ความสัมพันธ์ของ RoPA กับการทำ Data Governance ?

     ปฏิเสธไม่ได้ว่า ปัจจุบันข้อมูลได้กลายเป็นทรัพย์สินที่สำคัญที่สุดขององค์กร การนำข้อมูลมาใช้ผ่านแนวทางบูรณาการ (Integrated Approach) เพื่อสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ กระบวณการตัดสินใจที่แม่นยำแก่ผู้บริหาร รวมถึงนวัตกรรมใหม่ ๆ จึงเป็นสิ่งจำเป็นแบบหลีกเลี่ยงไม่ได้

ด้วยเหตุนี้ “การกำกับดูแลข้อมูล” หรือ “Data Governance” จึงกลายเป็นกระบวนการที่องค์กรต้องให้ความสำคัญ เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่องค์กรถือครองอยู่นั้นมีคุณภาพ (Quality) มีความน่าเชื่อถือ (Integrity) และมีความพร้อมใช้งาน (Availability) ตอบสนองความต้องการทางธุรกิจ

Data Governance หรือ ธรรมาภิบาลข้อมูล คืออะไร? และมีความสำคัญอย่างไร?

     Data Governance คือกรอบการทำงานที่กำหนดนโยบาย กระบวนการ และมาตรฐานในการจัดการข้อมูลขององค์กร มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลมีคุณภาพ ความปลอดภัย และถูกใช้อย่างมีประสิทธิภาพ

องค์ประกอบสำคัญของ Data Governance หรือ ธรรมาภิบาลข้อมูล ประกอบด้วย

1. 1. การกำหนดความเป็นเจ้าของข้อมูล

   2. การจัดการคุณภาพข้อมูล

   3. การรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล

   4. การปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เกี่ยวข้อง

   5. การกำหนดนโยบายและมาตรฐานการจัดการข้อมูล

Data Governance หรือ ธรรมาภิบาลข้อมูล ไม่เพียงแต่ช่วยองค์กรให้สามารถใช้ประโยชน์จากข้อมูลได้อย่างเต็มที่ แต่ยังช่วยองค์กรให้ปฏิบัติตามกฎระเบียบและกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลส่วนบุคคล ในยุคที่การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลและความเป็นส่วนตัวกลายเป็นประเด็นสำคัญในสังคม

แล้ว RoPA คืออะไร? และมีความสำคัญอย่างไร?

     RoPA มาจากคำว่า Record of Processing Activities หรือ บันทึกรายการกิจกรรมการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล เป็นเอกสารที่รวบรวมรายละเอียดเกี่ยวกับการเก็บรวบรวม ใช้ เปิดเผย ข้อมูลส่วนบุคคลทั้งหมดภายในองค์กร ซึ่งบังคับในมาตรา 30 ของ กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของสหภาพยุโรป (GDPR) หรือ มาตรา 39 และ 40 ของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของไทย (PDPA)

การจัดทำ RoPA สัมพันธ์อย่างไรกับ Data Governance

1. ช่วยให้องค์กรได้ปฏิบัติตามกฎหมาย ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสนับสนุนในการปฏิบัติตามกฎหมายอันเป็นหนึ่งในเป้าหมายของ Data Governance 

2. ช่วยให้เกิดความโปร่งใสในการใช้จัดการข้อมูล สามารถอธิบายการไหลของข้อมูลได้ เมื่อองค์กรสามารถอธิบายการไหลของข้อมูลได้ ก็จะสามารถระบุและจัดการความเสี่ยงด้านข้อมูลได้ อันเป็นการตอบสนอง มิติด้านการรักษาความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัวของข้อมูลของ Data Governance

3. ช่วยให้ผู้บริหารหรือฝ่าย Internal Audit สามารถตรวจสอบและควบคุมการใช้ข้อมูลภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ เป็นโอกาสให้ผู้บริหารปรับปรุงกระบวนการจัดการข้อมูล  กำหนดเป็นนโยบายและมาตรฐานการจัดการข้อมูลต่อไป

4. ท้ายสุด RoPA จะเป็นสิ่งที่ช่วยเสริมสร้างความโปร่งใสในการจัดการข้อมูล และความน่าเชื่อถือขององค์กร ซึ่งเป็นหนึ่งในเป้าหมายที่สำคัญของ Data Governance

   ในมุมกลับกัน หากองค์กรลงมือดำเนินการ Data Governance แต่ละเว้นไม่จัดทำ RoPA ก็จะเป็นสิ่งที่น่าเสียหายและน่าเสียดาย เพราะว่า ประการแรก องค์กรจะไม่สามารถแสดงหลักฐานการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลได้อย่างครบถ้วนนำไปสู่ความเสี่ยงด้านโทษทางกฎหมาย องค์กรจะเดินหน้าทางธุรกิจเหมือนเรือไม่มีหางเสือเพราะ อาจขาดข้อมูลที่สำคัญเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งอาจทำให้ผู้บริหารมองข้ามความเสี่ยงบางอย่างที่เกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ผลกระทบอีกประการหนึ่งของการไม่จัดทำ RoPA คือประสิทธิภาพการทำงานจะมีแนวโน้มลดลงเพราะจะใช้เวลาค้นหาและจัดการข้อมูลส่วนบุคคลนานขึ้น ยากลำบากมากขึ้น ท้ายสุดการพัฒนา Data Governance จะไม่สมบูรณ์เพราะไม่ครอบคลุมมิติของการจัดการข้อมูล

     RoPA และ Data Governance เป็นสองแนวคิดที่มีความสัมพันธ์และเกื้อหนุนซึ่งกันและกัน การบูรณาการสองเรื่องร่วมกันจะช่วยให้องค์กรสามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และสอดคล้องกับกฎหมาย 

     RoPA เป็นเครื่องมือสำคัญที่แสดงข้อมูลพื้นฐานเพื่อพัฒนาและปรับปรุงกระบวนการ Data Governance ในขณะที่กระบวนการ Data Governance จะช่วยให้มั่นใจว่าการจัดทำและการใช้ RoPA จะดำเนินต่อเนื่องไปอย่างมีประสิทธิภาพ 

     ท้ายสุดผู้บริหารองค์กรที่ให้ความสำคัญกับ RoPA และ Data Governance จะสร้างความได้เปรียบในการจัดการข้อมูลและการปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งจะก่อให้เกิดความยั่งยืนกับองค์กรสืบไป