Outsource DPO: Hero พันธุ์ใหม่ของคุณ

แชร์

อ่าน

ครั้ง

โดย : กฤตพล ศรีระษา

Outsource DPO: Hero พันธุ์ใหม่ของคุณ

แชร์

อ่าน

ครั้ง

โดย : กฤตพล ศรีระษา

     หลังจากที่ PDPA เลื่อนกำหนดการซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนออกการบังคับใช้อย่างเต็มที่ในวันที่ 1 มิถุนายน 2565 หลายองค์กรเริ่มมีความตระหนักถึงการทำให้องค์กรปกิบัติตาม PDPA ตัวอย่างเช่น การจัดทำขั้นตอนการทำ PDPA หรือจัดทำเอกสารต่าง ๆ เพื่อให้สอดคล้อง โดยแต่ละธุรกิจนั้นก็อาจจะมีความแตกต่างกันไป เช่น โรงพยาบาลหรือสถานศึกษาย่อมมีขั้นตอนการทำ PDPA ที่ไม่เหมือนกัน เป็นต้น แต่สิ่งหนึ่งที่มีความจำเป็น คือ การหาบุคคลหรือคณะบุคคลที่จะเข้ามาทำหน้าที่ในการดำเนินการด้านข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งตามหลัก PDPA ได้มีการกำหนดตำแหน่งเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล หรือ Data Protection Officer: DPO ขึ้นเพื่อดำเนินการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร

Data Protection Officer เป็นคนนอกได้หรือไม่?

     ท่านเคยสงสัยกันหรือไม่ว่า DPO หรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลนั้นเป็นคนนอก หรือเป็น Outsource ได้หรือไม่หลักของ PDPA ไม่ได้มีการกำหนดไว้ว่าคนที่จะเป็น DPO จำเป็นต้องเป็นคนนอกหรือสามารถจ้าง Outsource ได้ ดังนั้นแปลว่าสามารถจัดจ้างคนนอกเพื่อมาเป็น DPO ได้

Data Protection Officer ต้องประสานงานกับใครบ้าง?

     Outsource DPO นั้นนอกจากจำเป็นต้องดูแลเรื่องข้อมูลลส่วนบุคคลขององค์กรจำเป็นต้องมีการประสานงานเพื่อให้งานเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้นบุคคลที่ Outsource ต้องประสานด้วย ได้แก่

  1. พนักงานหรือบุคลากรในองค์กร เนื่องจากOutsource DPO มีหน้าที่ในการให้คำแนะนำในการดำเนินการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล รวมถึงตรวจสอบการดำเนินการขององค์กรด้วย

  2. สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (สคส.) ซึ่ง Outsource DPOจะต้องมีหน้าที่เป็นตัวกลางในการประสานงานหรือให้ความร่วมมือกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ในกรณีที่เกิดปัญหาในการดำเนินการ

  3. เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลในบางครั้งตัวOutsource DPO เองนั้นจำเป็นต้องมีการประสานงานกับเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลในกรณีที่เกิดปัญหาในการประมวลข้อมูลส่วนบุคคล ได้แก่ การเก็บรวบรวม ใช้งาน หรือเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลตามหลักของ PDPA นั่นเอง

     จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่า DPO มีความสำคัญแม้แต่ในเรื่องของการประสานงานเพื่อให้การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปอย่างราบรื่น ดังนั้น การที่องค์กรจะเลือกใช้ DPO Outsource จึงต้องให้ความสำคัญไม่น้อยไปกว่ากัน

องค์กรควรเลือก DPO Outsource ด้วยเหตุผลใดบ้าง?

     ตำแหน่ง DPO ถือได้ว่าเป็นบทบาทหนึ่งที่มีความสำคัญในการดูแลเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กร ดังนั้นการที่องค์กรจะสรรหา Outsource เข้ามาเพื่อดูแลจัดการย่อมเป็นเรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ ซึ่งยอมรับก่อนว่าในปัจจุบัน (กุมภาพันธ์ 2566) ยังไม่มีการกำหนดคุณลักษณะที่ชัดเจนของบุคคลที่จะมาทำหน้าที่เป็น DPO ก็ตามแต่อย่างน้อยที่สุด DPO Outsource ที่จะเลือกควรจะมีคุณสมับัติหรือคุณลักษณะที่ควรพิจารณา ดังนี้

  1. มีประสบการณ์ด้านการให้คำปรึกษาด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล เนื่องจากตัวOutsource DPO นั้นจะต้องมีความรู้ความเข้าใจในการขั้นตอนการทำ PDPA ดังนั้นจึงเป็นประเด็นแรกในการพิจารณาหาบุคคลหรือคณะบุคคลที่เกมาะสมจะมาทำ Outsource DPO แก่องค์กร

  2. มีความรู้ความเข้าใจองค์กร หรือมีประสบการณ์การให้คำปรึกษาด้านข้อมูลส่วนบุคคล นอกจากจะต้องมีความรู้ในกระบวนการตามหลัก PDPA แล้ว สิ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน คือ การที่ Outsource DPO ควรจะมีความรู้ความเข้าใจในธุรกิจกรือองค์กร ทั้งนี้ รวมไปถึงวัฒนธรรมองค์กรด้วย

  3. มีการรับรองจากสถาบัน ข้อนี้ทางผู้เขียนมองว่าเป็นหนึ่งในการพิจารณาถึงผู้จะเข้ามาทำหน้าที่ DPO ได้ระดับหนึ่ง เนื่องจากในข้อที่ 2บุคคลที่จะเข้าใจองค์กรจริง ๆ นั้นอาจจะหาได้ยากหากไม่ใช่บุคลากรในองค์กร ทั้งนี้หากองค์กรต้องมีการคัดเลือกใครที่จะมาเป็น Outsource DPO  การที่บุคคลหรือองค์กรนั้นมีใบรับรองหรือได้รับการรับรองจากหน่วยงาน ก็ย่อมเป็นที่วางใจได้ว่า บุคคลหรือองค์กรที่จะเข้ามาดูแลข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรนั้นมีมาตรฐานได้รับการยอมรับ

     โดยภาพรวมนั้น เจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล นั้นถึงว่าเป็นตัวละครสำคัญคนหนึ่งในด้านการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล นอกจากบทบาทหน้าที่ที่มีต่อองค์กรยังรวมไปถึงรวมถึงการประสานงานกับบุคคลต่าง ๆเพื่อให้การคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลเป็นไปตามหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ฉะนั้นDPO Outsource จึงเป็นทางเลือกหนึ่งที่จะช่วยเหลือองค์กรให้ดำเนินการด้านข้อมูลส่วนบุคคลอย่างราบรื่น จึงเป็นที่มาของบทความ เพื่อเป็นแนวทางหรือหลักเกณฑ์ในการพิจารณาคร่าว ๆ เพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อองค์กรต่อไป.

วิทยากร E-Larning-05
กฤตพล ศรีระษา
ที่ปรึกษากฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอาวุโส PDPA Thailand

บทความที่เกี่ยวข้อง

กว่า 6 ปีที่ผ่านมา ประเทศไทยมีข่าวการหลุดรั่วของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นจำนวนมาก ทั้งจากการกระทำของแฮกเกอร์ที่เข้ามาเจาะระบบ ทั้งจากการป้องกันการหลุดรั่วของข้อมูลส่วนบุคคลที่หละหลวม PDPA Thailand และวันนี้เป็นวันครบรอบ 1 นับจากวันที่ 1 มิถุนายน 2565 ที่กฎหมาย PDPA มีผลบังคับใช้เต็มรูปแบบ PDPA Thailand จึงรวบรวมเหตุการณ์สำคัญ ๆ ที่เกิดขึ้นมาตั้งแต่ปี พ.ศ.2561 จนถึง พ.ศ.2566 มาให้ดูกัน     เมษายน 2561 ข้อมูลลูกค้า True Move H หลุดรั่ว ฐานข้อมูลลูกค้า Truemove H ที่สมัครซื้อซิมพร้อมมือถือผ่าน iTruemart หลุดรั่วจำนวน 64,000 ราย ที่มา https://www.beartai.com/news/it-thai-news/233905   กันยายน 2563 โรงพยาบาลสระบุรี ถูกแรนซัมแวร์โจมตี “โรงพยาบาลสระบุรี” ถูกไวรัสแรนซัมแวร์ แฮกฐานข้อมูลระบบบริการผู้ป่วย ทำให้ไม่สามารถสืบค้นข้อมูลประวัติเก่าหรือให้บริการออนไลน์ได้ ที่มา https://www.sanook.com/news/8248818/   กุมภาพันธ์ 2564 ที่ว่าการอำเภอถลาง ใช้กระดาษรียูส ด้านหลังเป็นใบสำเนามรณบัตร สาวจดทะเบียนสมรส ได้ใบเสร็จพ่วงมรณบัตร สาเหตุจากการใช้กระดาษรียูสในการออกใบเสร็จ แต่เคสนี้เจ้าหน้าที่เผลอนำใบสำเนามรณบัตรมาใช้ ที่มา https://www.thairath.co.th/news/local/south/2543643   สิงหาคม 2564 Bangkok Airways ถูกแรนซัมแวร์โจมตี สายการบิน Bangkok Airways ถูกแรนซัมแวร์โจมตี คนร้ายลอบขโมยข้อมูลลูกค้าออกไปได้กว่า 100GB ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุล, เพศ, สัญชาติ, หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่ และอีเมล รวมถึงข้อมูลอื่นๆ เช่น
เนื่องจากปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวไกลไปมากทำให้การดำเนินการต่าง ๆเป็นไปอย่างสะดวกมากขึ้น ตั้งแต่การเดินทางรวมถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ ซึ่งหนึ่งในองค์กรที่มีการนำวิทยาการนำมาใช้ ได้แก่ สถานพยาบาลนั่นเอง ซึ่งปัจจุบันนั้นมีนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อความสะดวกสบาย เช่น ใช้หุ่นยนต์ในการส่งแฟ้มเอกสารระหว่างแผนก หรือการใช้ระบบต่างเพื่อรวบรวมข้อมูลคนไข้ไว้ที่เดียวกันเพื่อสะดวกต่อการค้นหา ซึ่งกระบวนการหนึ่งที่มีการใช้งานได้แก่ การส่งต่อรูปถ่าย ซึ่งปัจจุบันนั้นวัตถุประสงค์หลัก ๆในการส่งรูปถ่ายจะเป็นไปเพื่อประโยชน์ทางการรักษาหรือติดตามอาการของผู้ป่วย ทั้งนี้ มันมีข้อสังเกตว่า ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้เป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่ และหากจำเป็นต้องมีการใข้ข้อมูลภาพถ่ายจะต้องใช้อย่างไรเพื่อให้สอดคล้องตามหลักของ PDPA ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ถือว่าเป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่ จากที่เราทราบกับข้อมูลอ่อนไหว ได้แก่ข้อมูลเกี่ยวกับ เชื้อชาติ เผ่าพันธุ์ ความคิดเห็นทางการเมือง ศาสนา พฤติกรรมทางเพศ ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลสุขภาพ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลภาพถ่ายคนไข้นั้นถือได้ว่าเป็นข้อมูลสุขภาพ ตามระเบียบกระทรวงสาธารณสุขว่าด้วยการคุ้มครองและจัดการข้อมูลด้านสุขภาพของบุคคล พ.ศ. 2561 ที่นี้เมื่อทราบว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว จึงจำเป็นต้องมีแนวหรือหลักการเพื่อให้การใช้ข้อมูลรูปถ่ายเป็นไปตามหลักของ PDPA หากจำเป็นต้องใช้ ต้องทำอย่างไร โดยหลักการของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การใช้ข้อมูลส่วนบุคคลควรใช้ข้อมูลตราบเท่าที่จำเป็น เช่นกัน การใช้ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ก็ควรจะต้องมีการใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็นเช่นกัน โดยเมื่อจำเป็นต้องมีการเก็บมูล จำเป็นต้องมีการขอความยินยอมก่อน รวมถึงมีการแจ้งวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลภาพถ่ายคนไข้ ซึ่งการแจ้งประกาศนั้นอาจจะมีเป็นการแจ้งเป็นประกาศความเป็นส่วนตัวของ คนไข้หรือลูกค้าตามแต่กรณี ต่อมาในการใช้งานหรือประมวลผลควรใช้เท่าที่จำเป็นซึ่งได้แก่ใช้เพื่อรักษาหรือติดตามอาการเท่านั้น ไม่ควรใช้เพื่อเหตุอื่น ถามว่าการเอารูปถ่ายคนไข้ให้หมอท่านอื่นดูได้หรือไม่ เพราะบางครั้งหมอที่เป็นเจ้าของไข้นั้นอาจจำเป็นต้องมีการนำภาพคนไข้ เพื่อปรึกษากับหมอท่านอื่น ตัวอย่างเช่น กรณีคนไข้มารักษาสิว เมื่อทำการรักษาแล้วหากพบว่าบริเวณที่รักษามีปัญหาขึ้นมา กรณีเช่นนี้หากเป็นไปเพื่อการรักษาและติดตามอาการก็สามารถทำได้ แต่ต้องมีการแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบถึงความจำเป็นดังกล่าว โดยอาจจะสื่อสารผ่านตัวประกาศความเป็นส่วนตัวได้เช่นกัน นอกจากนี้แล้วนั้นหมอที่เป็นเจ้าของคนไข้ต้องมีความระมัดระวังในการเผยแพร่รูปถ่ายคนไข้ด้วย แม้จะมีการแจ้งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลหรือคนไข้แล้วก็ตาม โดยหมอที่เป็นเจ้าของไข้นั้น ควรมีความระมัดระวังในการที่จะไม่เผยแพร่ภาพถ่ายคนไข้ดังกล่าวไปสู่หมอ รวมถึงบุคลกรทางการแพทย์ที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับคนไข้ให้รับทราบ นอกจากนี้ช่องทางการเผยแพร่ข้อมูลก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ควรจะต้องมีความระมัดระวังอย่างยิ่ง เนื่องจากในปัจจุบันนั้นวิทยาการด้านการสื่อสารสามารถส่งต่อข้อมูลดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบายยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะมาจากช่องทางอีเมล Messenger เป็นต้น ทั้งนี้เมื่อมีการส่งข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ไป จำต้องมีคำนึงถึงความปลอดภัยด้วย ตัวอย่าง ไม่ควรส่งรูปถ่ายคนไข้ผ่านช่องทางการสื่อสารสาธารณะ เช่น Line เป็นต้น หรือหากจำเป็นต้องมีการส่งจริง ๆก็ควรมีมาตรการในการป้องกันการเข้าถึงด้วยตัวอย่างเช่น อาจจะมีการส่งข้อมูลโดยมีการเข้ารหัส โดยส่งรหัสดังกล่าวไปให้ปลายทางรับทราบพียบท่านเดียวเท่านั้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลดังกล่าวถึงมือผู้รับจริง และมีเพียงแต่ผุ้รับรหัสเท่านั้นที่จะสามารถเปิดดูข้อมูลที่เข้ารหัสไว้ได้ โดยภาพรวมนั้นสถานพยาบาลมีกิจกรรมหลาย ๆกิจกรรมที่มีการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่มี่ความอ่อนไหว เช่น กิจกรรมการนำภาพถ่ายคนไข้มาใช้เพื่อติดตามผลการรักษาคนไข้ ทั้งนี้สามรถทำได้แต่จำเป็นต้องมีแนวทางหรือกระบวนการบางอย่างมาเป็นมาตรฐานในการส่งต่อข้อมูล นอกจากจะเพื่อความปลอดภัยของคนไข้
จากบทความครั้งที่แล้ว เรื่อง Hotel reservation ไม่เกี่ยวกับ PDPA จริงหรือ ? ที่ได้มีการกล่าวถึงกระบวนการการจองที่พักในหลายรูปแบบ เช่น เว็บไซต์ เอเย่น walk-in ในวันนี้เราจะมากล่าวถึงกระบวนการที่ต่อเนื่องกันคือ กระบวนการการรับส่งจากสนามบินหรือสถานที่ต่างๆ ไปยังโรงแรม ในบางกรณีผู้เข้าพักบางท่านอาจมีความต้องการใช้บริการรถรับส่งเพื่อให้รับจากสนามบินมายังโรงแรมเพื่อความสะดวกของผู้เข้าพัก รูปแบบการรับส่งที่สนามบินโดยทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ Inhouse limousine คือ กรณีที่โรงแรมมีบริการรับส่งด้วยตัวเอง Outsource limousine คือ กรณีที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทรับส่งภายนอก ให้ดำเนินการรับส่งผู้เข้าพักแทนโรงแรม ในกรณีที่โรงแรมมีบริการรับส่งด้วยตัวเอง (Inhouse limousine)  โดยทั่วไปข้อมูลของผู้เข้าพักจะถูกโรงแรมเก็บมาแล้วจากขั้นตอนการจองห้องพัก แต่อาจมีการนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้เพื่อเป็นการยืนยันตัวผู้เข้าพักอีกครั้ง การนำข้อมูลมาใช้ในกระบวนการนี้ โรงแรมต้องมีการระบุวัตถุประสงค์นี้เข้าไปในประกาศความเป็นส่วนตัวของผู้เข้าพัก (Privacy notice) และแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบในขั้นตอนการรับจองห้องพัก หรือจะแจ้งอีกครั้งเพื่อเป็นการแจ้งย้ำให้ผู้เข้าพักทราบก็ย่อมทำได้ นอกจากนี้ การที่โรงแรมนำข้อมูลมาใช้ประมวลผลในกระบวนการนี้สามารถใช้ฐานสัญญา ตามมาตรา 24(3) ในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลได้ เนื่องจากเป็นการจำเป็นเพื่อใช้ในการดำเนินการตามคำขอก่อนการเข้าทำสัญญาใช้บริการ ในกรณีที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทรับส่งภายนอก ให้ดำเนินการรับส่งผู้เข้าพักแทนโรงแรม หรือ Outsource limousine ทางโรงแรมอาจจะมีการส่งรายชื่อของผู้ที่จะเข้าพักให้กับบริษัท Outsource limousine ซึ่งเป็นนิติบุคคลภายนอก เช่น ข้อมูล ชื่อ นามสกุล รายละเอียดการเดินทางและการเข้าพัก เป็นต้น การที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทภายนอกให้ดำเนินการด้านการรับส่ง บริษัทรับส่งนั้นทำตามภายในนามหรือภายใต้คำสั่งโรงแรมนั้น บริษัท Outsource limousine จึงมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) ซึ่งตามมาตรา 40 วรรค 2 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลมีหน้าที่ต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกัน เพื่อควบคุมการดำเนินการตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น ระหว่าง โรงแรมกับบริษัท Outsource limousine  ควรมีการทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processing Agreement : DPA)  ทั้งนี้เพื่อช่วยให้คู่สัญญาซึ่งเป็นผู้ประมวลผล ทราบถึงบทบาทและหน้าที่ของตนเองเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล การกำหนดวัตถุประสงค์ในการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล การกำหนดมาตรฐานในการแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลและขอบเขตในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยรายละเอียดของข้อตกลงการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล
thThai

ลงทะเบียน

เข้าสู่ระบบ