Guideline โดย อ.เธียรชัย ณ นคร ประธานกรรมการ คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ย้อนอ่าน: แนะนำ 3 หลักเกณฑ์และแนวทางการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล

1. หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับผู้บริหารองค์กร

หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับผู้บริหารองค์กรสามารถแยกพิจารณาได้ดังนี้

1.1 การเก็บรวบรวม การเก็บรักษา และการประมวลผลข้อมูล

1) องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคล อาจจัดเก็บรวบรวมข้อมูลดังกล่าวได้เพียงเท่าที่เกี่ยวข้องและจำเป็นแก่การดำเนินกิจการตามอำนาจหน้าที่หรือวัตถุประสงค์ที่ชอบด้วยกฎหมายขององค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนนั้นๆ เท่านั้น

2) องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูล ต้องจัดเก็บข้อมูลตามที่กฎหมายให้อำนาจไว้ และต้องจัดเก็บด้วยวิธีการที่ถูกต้องและเป็นธรรมกับเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล และวิธีการดังกล่าวต้องไม่ใช่เป็นวิธีการที่มีลักษณะคุกคามหรือรบกวนสิทธิของเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยไม่สมควร โดยจะต้องเคารพในสิทธิส่วนบุคคลของเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่จัดเก็บตามที่กำหนดไว้ในรัฐธรรมนูญด้วย

3) ในขณะหรือก่อนที่องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนจะทำการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบุคคลจากเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนดังกล่าวจะต้องดำเนินการเพื่อให้เกิดความแน่ใจว่าเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลได้ตระหนักและทราบถึง

(1) ชื่อ สถานที่ทำการ และสถานภาพขององค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูล

(2) วัตถุประสงค์ของการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล

(3) ประเภทของข้อมูลส่วนบุคคลที่จะเก็บรวบรวม

(4) วิธีการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคล

(5) ระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล

(6) เงื่อนไขในการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคล

(7) บุคคล องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่ข้อมูลจะพึงเปิดเผยต่อ

(8) กฎหมายที่อนุญาตให้จัดเก็บข้อมูลได้เป็นการเฉพาะ (ถ้ามี)

(9) ผลที่อาจจะเกิดขึ้น (ถ้ามี) กับบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล หากบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลไม่ให้ข้อมูลทั้งหมดหรือบางส่วน

หมายเหตุ   นอกจาก  (1)  –  (9)  ดังกล่าวข้างต้น  พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562  มาตรา  23  (5)  และ  (6)   ยังได้กำหนดสาระของข้อมูลและสิทธิของเจ้าของข้อมูลที่องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนจะต้องแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบเป็นการเพิ่มเติมด้วย  ดังนี้

(5) ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล สถานที่ติดต่อ และวิธีการติดต่อในกรณีที่มีตัวแทนหรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ให้แจ้งข้อมูล สถานที่ติดต่อ และวิธีการติดต่อของตัวแทนหรือเจ้าหน้าที่คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลด้วย

(6) สิทธิของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลตามมาตรา 19 วรรคห้า มาตรา 30 วรรคหนึ่ง มาตรา 31 วรรคหนึ่ง มาตรา 32 วรรคหนึ่ง มาตรา 33 วรรคหนึ่ง มาตรา 34 วรรคหนึ่ง มาตรา 36 วรรคหนึ่ง และมาตรา 73 วรรคหนึ่ง

4) องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูลต้องจัดเก็บข้อมูลจากบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลโดยตรง

5) ในกรณีองค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนจัดเก็บข้อมูลจากบุคคลที่สามหรือจากแหล่งอื่นที่ไม่ใช่จากเจ้าของข้อมูลโดยตรง จะต้องเป็นข้อมูลที่มาจากแหล่งที่เชื่อถือได้ องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนดังกล่าวต้องแจ้งให้เจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลทราบ และต้องขอความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลก่อนจัดเก็บ

หมายเหตุ   พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562  มาตรา  25 ได้บัญญัติห้ามมิให้ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลทำการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากแหล่งอื่นที่ไม่ใช่จากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยตรง เว้นแต่ 

(1) ได้แจ้งถึงการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลจากแหล่งอื่นให้แก่เจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลทราบโดยไม่ชักช้า แต่ต้องไม่เกินสามสิบวันนับแต่วันที่เก็บรวบรวมและได้รับความยินยอมจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

(2) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลที่ได้รับยกเว้นไม่ต้องขอความยินยอมตามมาตรา 24 หรือมาตรา 26

6) องค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูลต้องไม่จัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลที่มีลักษณะอ่อนไหวต่อความรู้สึกของบุคคล เช่น ข้อมูลที่แสดงให้เห็นถึง ชาติพันธุ์ ลัทธิความเชื่อ ความคิดเห็นทางการเมือง ความเชื่อทางศาสนา ความเชื่อส่วนบุคคล รายละเอียดเกี่ยวกับสุขภาพ ทัศนะคติเกี่ยวกับเพศ ประวัติอาชญากรรม และอื่นๆ ตามที่กฎหมายกำหนด เว้นแต่

(1) บุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลได้ให้ความยินยอมเป็นหนังสือ หรือ

(2) เป็นการเก็บข้อมูลตามกฎหมายหรือได้รับการอนุญาตโดยผลของกฎหมาย หรือ

(3) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการป้องกันภยันตรายที่กำลังจะเกิดขึ้นต่อชีวิต ร่างกายหรือสุขภาพของเจ้าของข้อมูล หรือการรักษาพยาบาลเจ้าของข้อมูล และเจ้าของข้อมูลไม่สามารถที่จะให้ความยินยอมได้ หรือ

(4) การเก็บรวบรวมนั้นเป็นการดำเนินการที่จำเป็นต่อการต่อสู้คดีในกรณีที่มีการฟ้องเรียกร้องค่าเสียหายจากองค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูล หรือ

(5) การเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นจำเป็นสำหรับวัตถุประสงค์เชิงป้องกันในทางการแพทย์ หรือการตรวจสอบทางการแพทย์ หรือ

(6) เป็นการเก็บรวบรวมตามบทบัญญัติแห่งกฎหมาย หรือกฎที่ออกโดยองค์กรวิชาชีพซึ่งองค์กรธุรกิจหรือหน่วยงานเอกชนที่จัดเก็บข้อมูลมีหน้าที่ที่จะต้องรักษาความลับตามจรรยาบรรณแห่งวิชาชีพนั้นๆ

(7) เป็นการเก็บรวบรวมเพื่อการสืบสวน สอบสวน หรือการตรวจสอบการกระทำหรือความประพฤติ และมีเหตุที่น่าเชื่อได้ว่าการเก็บข้อมูลส่วนบุคคลโดยขอคำยินยอมจากเจ้าของข้อมูลก่อนจะมีผลกระทบต่อความมีอยู่หรือความถูกต้องของข้อมูล

(8) เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลซึ่งได้จากการดูหรือสังเกตการณ์ การแสดง กีฬา หรือกิจกรรมอื่นๆ ที่คล้ายคลึงกัน เมื่อบุคคลที่ถูกเก็บรวบรวมข้อมูลนั้นได้ปรากฏตัวหรือเข้าร่วมในกิจกรรมนั้นด้วยความสมัครใจ และกิจกรรมนั้นเป็นกิจกรรมที่เปิดเผยต่อสาธารณะ

(9) การเก็บรวมรวมนั้นเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อใช้ประกอบการพิจารณาตัดสินความเหมาะสมของบุคคลในการได้รับรางวัลเกียรติยศ  หรือผลประโยชน์ในลักษณะคล้ายคลึงกัน

(10) การเก็บรวบรวมข้อมูลโดยหน่วยงานด้านข้อมูลเครดิต ซึ่งมีหน้าที่เก็บรวมรวมข้อมูลของบุคคลเพื่อทำรายงานข้อมูลเครดิต และเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลได้ให้คำยินยอมไว้ในครั้งแรกที่มีการจัดเก็บข้อมูลว่าให้สามารถเก็บรวบรวมและเปิดเผยเพื่อการจัดทำข้อมูลเครดิตดังกล่าวได้

หมายเหตุ   พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562  มาตรา 26 ห้ามมิให้เก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับเชื้อชาติ เผ่าพันธุ์ ความคิดเห็นทางการเมือง ความเชื่อในลัทธิ ศาสนาหรือปรัชญา พฤติกรรมทางเพศ ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลสุขภาพ ความพิการ ข้อมูลสหภาพแรงงาน ข้อมูลพันธุกรรม ข้อมูลชีวภาพ หรือข้อมูลอื่นใดซึ่งกระทบต่อเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลในทำนองเดียวกันตามที่คณะกรรมการประกาศกำหนด โดยไม่ได้รับความยินยอมโดยชัดแจ้งจากเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล เว้นแต่

(1) เพื่อป้องกันหรือระงับอันตรายต่อชีวิต ร่างกาย หรือสุขภาพของบุคคลซึ่งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลไม่สามารถให้ความยินยอมได้ ไม่ว่าด้วยเหตุใดก็ตาม

(2) เป็นการดำเนินกิจกรรมโดยชอบด้วยกฎหมายที่มีการคุ้มครองที่เหมาะสมของมูลนิธิ สมาคม หรือองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรที่มีวัตถุประสงค์เกี่ยวกับการเมือง ศาสนา ปรัชญา หรือสหภาพแรงงานให้แก่สมาชิก ผู้ซึ่งเคยเป็นสมาชิก หรือผู้ซึ่งมีการติดต่ออย่างสม่ำเสมอกับมูลนิธิ สมาคม หรือองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรตามวัตถุประสงค์ดังกล่าวโดยไม่ได้เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลนั้นออกไปภายนอกมูลนิธิสมาคม หรือองค์กรที่ไม่แสวงหากำไรนั้น

(3) เป็นข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะด้วยความยินยอมโดยชัดแจ้งของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

(4) เป็นการจำเป็นเพื่อการก่อตั้งสิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย การปฏิบัติตามหรือการใช้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย หรือการยกขึ้นต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย

(5) เป็นการจำเป็นในการปฏิบัติตามกฎหมายเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์เกี่ยวกับ

(ก) เวชศาสตร์ป้องกันหรืออาชีวเวชศาสตร์ การประเมินความสามารถในการทำงานของลูกจ้าง การวินิจฉัยโรคทางการแพทย์ การให้บริการด้านสุขภาพหรือด้านสังคม การรักษาทางการแพทย์ การจัดการด้านสุขภาพ หรือระบบและการให้บริการด้านสังคมสงเคราะห์  ทั้งนี้ ในกรณีที่ไม่ใช่การปฏิบัติตามกฎหมายและข้อมูลส่วนบุคคลนั้นอยู่ในความรับผิดชอบของผู้ประกอบอาชีพหรือวิชาชีพหรือผู้มีหน้าที่รักษาข้อมูลส่วนบุคคลนั้นไว้เป็นความลับตามกฎหมาย ต้องเป็นการปฏิบัติตามสัญญาระหว่างเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลกับผู้ประกอบวิชาชีพทางการแพทย์

(ข) ประโยชน์สาธารณะด้านการสาธารณสุข เช่น การป้องกันด้านสุขภาพจากโรคติดต่ออันตรายหรือโรคระบาดที่อาจติดต่อหรือแพร่เข้ามาในราชอาณาจักร หรือการควบคุมมาตรฐานหรือคุณภาพของยา เวชภัณฑ์ หรือเครื่องมือแพทย์ ซึ่งได้จัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมและเจาะจงเพื่อคุ้มครองสิทธิและเสรีภาพของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลโดยเฉพาะการรักษาความลับของข้อมูลส่วนบุคคลตามหน้าที่หรือตามจริยธรรมแห่งวิชาชีพ

(ค) การคุ้มครองแรงงาน การประกันสังคม หลักประกันสุขภาพแห่งชาติ สวัสดิการเกี่ยวกับการรักษาพยาบาลของผู้มีสิทธิตามกฎหมาย การคุ้มครองผู้ประสบภัยจากรถ หรือการคุ้มครองทางสังคม ซึ่งการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเป็นสิ่งจำเป็นในการปฏิบัติตามสิทธิหรือหน้าที่ของผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคลหรือเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล โดยได้จัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานและประโยชน์ของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

(ง) การศึกษาวิจัยทางวิทยาศาสตร์ ประวัติศาสตร์ หรือสถิติ หรือประโยชน์สาธารณะอื่น  ทั้งนี้ ต้องกระทำเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าวเพียงเท่าที่จำเป็นเท่านั้น และได้จัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานและประโยชน์ของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล ตามที่คณะกรรมการประกาศกำหนด

(จ) ประโยชน์สาธารณะที่สำคัญ โดยได้จัดให้มีมาตรการที่เหมาะสมเพื่อคุ้มครองสิทธิขั้นพื้นฐานและประโยชน์ของเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคล

ข้อมูลชีวภาพตามวรรคหนึ่งให้หมายถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่เกิดจากการใช้เทคนิคหรือเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการนำลักษณะเด่นทางกายภาพหรือทางพฤติกรรมของบุคคลมาใช้ทำให้สามารถยืนยันตัวตนของบุคคลนั้นที่ไม่เหมือนกับบุคคลอื่นได้ เช่น ข้อมูลภาพจำลองใบหน้า ข้อมูลจำลองม่านตา หรือข้อมูลจำลองลายนิ้วมือ

ในกรณีที่เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลเกี่ยวกับประวัติอาชญากรรมต้องกระทำภายใต้การควบคุมของหน่วยงานที่มีอำนาจหน้าที่ตามกฎหมาย หรือได้จัดให้มีมาตรการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามหลักเกณฑ์ที่คณะกรรมการประกาศกำหนด

7) การเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล ต้องเข้าใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลมีความแตกต่างจากข้อมูลอื่นเพราะเป็นข้อมูลที่มีผลกระทบต่อสิทธิความเป็นอยู่ส่วนตัวของบุคคล ดังนั้นการจัดให้มีมาตรการรักษาความมั่นคงปลอดภัยที่เหมาะสม เพื่อป้องกันการสูญหาย เข้าถึง ใช้ เปลี่ยนแปลง แก้ไข หรือเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลโดยปราศจากอำนาจหรือโดยมิชอบ จึงถือเป็นหน้าที่ที่สำคัญขององค์กรทุกองค์กรที่มีการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคล

8) การประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (data processing) ตามมาตรฐานสากลจะเป็นไปตามหลักการเปิดเผยโปร่งใส  หลักความยินยอมของเจ้าของข้อมูล และหลักการจำกัดการใช้ข้อมูล กล่าวคือ กระบวนการตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูล บันทึก จัดลำดับ แก้ไข เลือก เรียก ใช้ การใช้หรือการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลที่ผ่านกระบวนการประมวลผลข้อมูล จะต้องให้เจ้าของข้อมูลได้รับรู้และให้ความยินยอมก่อน ส่วนการนำข้อมูลไปใช้ถูกจำกัดให้ใช้ตามวัตถุประสงค์ของการจัดเก็บเท่านั้น เว้นแต่ เจ้าของข้อมูลจะอนุญาต หรือโดยอาศัยอำนาจตามกฎหมาย

ติดตามตอนต่อไปได้ที่ > หลักเกณฑ์และแนวทางการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล ตอนที่ 3