หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน ตอนที่ 1: แนะนำ 3 หลักเกณฑ์และแนวทางการจัดการฯ

แชร์

อ่าน

ครั้ง

โดย : Arthit Sriboonrueng

หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน ตอนที่ 1: แนะนำ 3 หลักเกณฑ์และแนวทางการจัดการฯ

แชร์

อ่าน

ครั้ง

โดย : Arthit Sriboonrueng

แนะนำเอกสาร

“หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน” ของอาจารย์เธียรชัย ณ นคร ประธานกรรมการ ในคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล ฉบับนี้ ทางบริษัทได้รับเนื่องในโอกาสที่ท่านมาบรรยายให้กับวิทยากรและที่ปรึกษาของบริษัท ตลอดจนผู้เข้าอบรมหลักสูตร Train The Trainer ด้าน PDPA ของบริษัทรุ่นที่ 1-4 เมื่อวันที่ 5 มีนาคม 2565 ณ สำนักคอมพิวเตอร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์

ทางบริษัทเห็นว่าเอกสารฉบับนี้นอกจากวิทยากรและที่ปรึกษาของบริษัท และผู้เข้าอบรมหลักสูตร Train The Trainer ของบริษัทจะสามารถอ่านและศึกษาเพื่อประโยชน์ในหน้าที่การงานที่เกี่ยวข้องกับการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว ผู้ที่สนใจและผู้ที่มีหน้าที่รับผิดชอบต่อองค์กรต่างๆในการดำเนินการให้องค์กรต้องปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลควรจะได้ประโยชน์จากการอ่านและศึกษาเอกสารฉบับนี้เช่นกัน บริษัทจึงได้ขออนุญาตจากอาจารย์เธียรชัย ณ นคร ในการเผยแพร่เอกสารฉบับนี้ผ่านเว็บไซต์และสื่อของบริษัทให้ทุกๆท่านได้อ่าน ซึ่งตรงกับความประสงค์ของอาจารย์เธียรชัยเช่นกัน การนำเสนอเอกสารฉบับนี้บริษัทโดยจะทยอยลงเป็นตอนๆทุกๆวันต่อเนื่อง โดยมีแบ่งเนื้อหาเพื่อประโยชน์ในการนำเสนอผ่านสื่ออ่อนไลน์ และจะจัดทำเป็นรูปแบบไฟล์ PDF เพื่อให้ดาวน์โหลดต่อไปในโอกาสหน้า

ผู้อ่านและผู้ศึกษาเอกสารฉบับนี้ทุกท่าน ควรที่จะได้อ่านคำนำซึ่งเป็นที่มาและเจตนารมณ์ในการจัดทำเอกสารฉบับนี้ของอาจารย์เธียรชัย ก่อนที่จะอ่านเนื้อหาในเอกสารเพื่อที่จะได้เข้าใจบริบทของการจัดทำเอกสารฉบับนี้ ตลอดจนเงื่อนไขและข้อจำกัดบางประการของเอกสารฉบับนี้ ซึ่งบริษัทหวังเป็นอย่างยิ่งว่า เอกสารฉบับนี้จะช่วยให้ทุกท่านที่มีภารกิจนำพาองค์กรธุรกิจให้สามารถปฏิบัติตามกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล จะมีแนวทางในการจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรที่ชัดเจนมากขึ้น จนกว่าสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลจะมีแนวปฏิบัติที่เป็นทางการให้องค์กรธุรกิจต่างๆได้ใช้เป็นแนวทางในการดำเนินงานต่อไป

PDPA Thailand
สถาบันพัฒนาและทดสอบทักษะดิจิทัล (DDTI)
บริษัท ดิจิทัล บิสิเนส คอนซัลท์ จำกัด
มีนาคม 2565

 


 

คำนำ

เอกสาร  “หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน” ฉบับนี้ เป็นส่วนหนึ่งของโครงการศึกษาวิจัยเพื่อวางหลักเกณฑ์และแนวทางการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลที่จัดเก็บโดยภาคเอกชนที่ผู้เขียนทำการศึกษาวิจัยให้กับสำนักงานคณะกรรมการข้อมูลข่าวสารของราชการ  สำนักงานปลัดสำนักนายกรัฐมนตรีเมื่อปี  พ.ศ. 2550  สาระในเอกสารหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในภาคเอกชนฉบับนี้  เป็นการสรุปเอาหลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานกลางซึ่งเป็นที่ยอมรับกันในทางสากลมานำเสนอเพื่อให้องค์กรในภาคเอกชนได้นำไปพิจารณาและถือปฏิบัติตามความเหมาะสมหรือสอดคล้องกับบริบทในการประกอบธุรกิจของตน  ทั้งนี้  เพื่อทำให้องค์กรในภาคเอกชนสามารถพัฒนาแนวทางในการประกอบธุรกิจของตนโดยเฉพาะในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าหรือผู้ใช้บริการให้เป็นไปตามมาตรฐานสากลและเป็นที่ยอมรับในระหว่างประเทศที่มีการใช้บังคับกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในขณะนั้น  การอ้างถึงบทบัญญัติในพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล  พ.ศ. 2562 ในเอกสารฉบับนี้  เป็นการอ้างอิงในส่วนที่ผู้เขียนเห็นว่าเป็นการเพิ่มเติมสาระให้ครบถ้วนและสอดรับกับสาระของพระราชบัญญัติดังกล่าว  ดังนั้น  ผู้เขียนจึงไม่ได้มีการปรับปรุงถ้อยคำต่างๆ ในเอกสารฉบับนี้ ให้เป็นไปตามที่พระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล  พ.ศ. 2562 บัญญัติไว้ ซึ่งต่อไปหากมีเวลาผู้เขียนก็จะปรับปรุงสาระและถ้อยคำให้เป็นไปตามที่บัญญัติไว้ในพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 เพื่อผู้อ่านจะได้เข้าใจถึงสาระของกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลตามโครงสร้างของหลักเกณฑ์และแนวปฏิบัติที่นำเสนอโดยเอกสารฉบับนี้ต่อไป

เธียรชัย  ณ นคร
มีนาคม 2565

 


 

หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน

Guideline โดย อ.เธียรชัย ณ นคร ประธานกรรมการ คณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล

ในปัจจุบันองค์กรธุรกิจได้นำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามามีส่วนสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารจัดการองค์กร และทำให้องค์กรมีภาพลักษณ์เป็นที่ยอมรับของประชาชน แต่ปรากฏว่าหลายองค์กรมิได้ตระหนักหรือให้ความสำคัญกับการเก็บรักษาความลับของข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการ มีการนำข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าหรือผู้ใช้บริการที่ถูกจัดเก็บอยู่ในความครอบครองหรือควบคุมดูแลของตนไปใช้แสวงหาประโยชน์ในเชิงธุรกิจหรือเพื่อการพาณิชย์ โดยบุคคลผู้เป็นเจ้าของข้อมูลหรือผู้ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้นมิได้รู้เห็นด้วย และบางครั้งได้ก่อให้เกิดความเสียหายแก่เจ้าของข้อมูลหรือบุคคลที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลนั้น ซึ่งในกรณีขององค์กรธุรกิจขนาดใหญ่หรือองค์กรธุรกิจที่มีการติดต่อทำการค้ากับองค์กรธุรกิจในต่างประเทศอาจจะต้องมีการส่งต่อข้อมูลหรือโอนข้อมูลที่เกี่ยวกับลูกค้าหรือผู้ใช้บริการระหว่างกัน แต่การดำเนินการดังกล่าวต้องพบกับอุปสรรคสำคัญเนื่องจากในหลายประเทศมีกฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลบังคับใช้แล้ว ทำให้การเจรจาทางการค้ามีปัญหาว่าหากองค์กรธุรกิจในต่างประเทศต้องส่งต่อข้อมูลหรือโอนถ่ายข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับตัวบุคคล เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า มายังประเทศไทย ข้อมูลดังกล่าวจะได้รับการคุ้มครองมิให้ผู้อื่นล่วงรู้หรือนำไปใช้โดยมิชอบหรือผิดจากวัตถุประสงค์ของข้อตกลงทางการค้าหรือไม่ หรือแม้แต่การส่งต่อหรือโอนข้อมูลระหว่างองค์กรธุรกิจในประเทศไทยเองก็มีปัญหาว่าแต่ละองค์กรมีมาตรฐานในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลและการนำข้อมูลไปใช้ที่แตกต่างกันออกไป บางองค์กรมีความเข้มงวดในการจัดเก็บและการนำข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าไปใช้ แต่บางองค์กรไม่ได้ให้ความสนใจในการเก็บรักษาความลับของข้อมูลส่วนบุคคลดังกล่าว การให้ความคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลในภาคเอกชนจึงขาดเอกภาพและขาดหลักประกันที่ชัดเจน จากสภาพการณ์ที่เป็นปัญหาและเป็นอุปสรรคต่อการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลนี้จึงมีความจำเป็นต้องกำหนดหลักเกณฑ์ที่เป็นมาตรฐานหรือแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนเกี่ยวกับการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชน โดยอิงมาตรฐานสากล เพื่อให้เป็นที่ยอมรับของนานาประเทศและทำให้การเจรจาทางการค้าและการติดต่อสื่อสารถึงกันด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นไปด้วยความสะดวก สมประโยชน์ของทุกฝ่าย และได้รับความมั่นใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลจะได้รับการคุ้มครองจากคู่ค้าหรือคู่สัญญาทุกฝ่าย

หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลในองค์กรภาคเอกชนได้แยกเป็น 3 แนวทาง คือ

(1) หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติในการบริหารจัดการข้อมูลส่วนบุคคลสำหรับผู้บริหารองค์กร เนื่องจากในการดำเนินการเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ดีมีประสิทธิภาพจำเป็นที่ผู้บริหารองค์กรควรมีแนวปฏิบัติที่เป็นมาตรฐานสากลในระดับประเทศและระหว่างประเทศ

(2) หลักเกณฑ์และแนวทางการดำเนินการในเชิงนโยบายที่ต้องประกาศให้สาธารณชนได้ทราบ ซึ่งจะเน้นหลักเกณฑ์ที่เป็นมาตรฐานขั้นต่ำที่องค์กรธุรกิจควรเปิดเผยสู่สาธารณชนเพื่อสร้างความมั่นใจแก่ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการในระบบการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลขององค์กรนั้นๆ

(3) หลักเกณฑ์และแนวทางการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลภายในองค์กรภาคเอกชน

 

ติดตามตอนต่อไปได้ที่ > หลักเกณฑ์และแนวทางปฏิบัติฯ ตอนที่ 2

บทความที่เกี่ยวข้อง

กว่า 6 ปีที่ผ่านมา ประเทศไทยมีข่าวการหลุดรั่วของข้อมูลส่วนบุคคลเป็นจำนวนมาก ทั้งจากการกระทำของแฮกเกอร์ที่เข้ามาเจาะระบบ ทั้งจากการป้องกันการหลุดรั่วของข้อมูลส่วนบุคคลที่หละหลวม PDPA Thailand และวันนี้เป็นวันครบรอบ 1 นับจากวันที่ 1 มิถุนายน 2565 ที่กฎหมาย PDPA มีผลบังคับใช้เต็มรูปแบบ PDPA Thailand จึงรวบรวมเหตุการณ์สำคัญ ๆ ที่เกิดขึ้นมาตั้งแต่ปี พ.ศ.2561 จนถึง พ.ศ.2566 มาให้ดูกัน     เมษายน 2561 ข้อมูลลูกค้า True Move H หลุดรั่ว ฐานข้อมูลลูกค้า Truemove H ที่สมัครซื้อซิมพร้อมมือถือผ่าน iTruemart หลุดรั่วจำนวน 64,000 ราย ที่มา https://www.beartai.com/news/it-thai-news/233905   กันยายน 2563 โรงพยาบาลสระบุรี ถูกแรนซัมแวร์โจมตี “โรงพยาบาลสระบุรี” ถูกไวรัสแรนซัมแวร์ แฮกฐานข้อมูลระบบบริการผู้ป่วย ทำให้ไม่สามารถสืบค้นข้อมูลประวัติเก่าหรือให้บริการออนไลน์ได้ ที่มา https://www.sanook.com/news/8248818/   กุมภาพันธ์ 2564 ที่ว่าการอำเภอถลาง ใช้กระดาษรียูส ด้านหลังเป็นใบสำเนามรณบัตร สาวจดทะเบียนสมรส ได้ใบเสร็จพ่วงมรณบัตร สาเหตุจากการใช้กระดาษรียูสในการออกใบเสร็จ แต่เคสนี้เจ้าหน้าที่เผลอนำใบสำเนามรณบัตรมาใช้ ที่มา https://www.thairath.co.th/news/local/south/2543643   สิงหาคม 2564 Bangkok Airways ถูกแรนซัมแวร์โจมตี สายการบิน Bangkok Airways ถูกแรนซัมแวร์โจมตี คนร้ายลอบขโมยข้อมูลลูกค้าออกไปได้กว่า 100GB ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุล, เพศ, สัญชาติ, หมายเลขโทรศัพท์, ที่อยู่ และอีเมล รวมถึงข้อมูลอื่นๆ เช่น
เนื่องจากปัจจุบันเทคโนโลยีมีความก้าวไกลไปมากทำให้การดำเนินการต่าง ๆเป็นไปอย่างสะดวกมากขึ้น ตั้งแต่การเดินทางรวมถึงกระบวนการทำงานต่าง ๆ ซึ่งหนึ่งในองค์กรที่มีการนำวิทยาการนำมาใช้ ได้แก่ สถานพยาบาลนั่นเอง ซึ่งปัจจุบันนั้นมีนำเทคโนโลยีมาใช้เพื่อความสะดวกสบาย เช่น ใช้หุ่นยนต์ในการส่งแฟ้มเอกสารระหว่างแผนก หรือการใช้ระบบต่างเพื่อรวบรวมข้อมูลคนไข้ไว้ที่เดียวกันเพื่อสะดวกต่อการค้นหา ซึ่งกระบวนการหนึ่งที่มีการใช้งานได้แก่ การส่งต่อรูปถ่าย ซึ่งปัจจุบันนั้นวัตถุประสงค์หลัก ๆในการส่งรูปถ่ายจะเป็นไปเพื่อประโยชน์ทางการรักษาหรือติดตามอาการของผู้ป่วย ทั้งนี้ มันมีข้อสังเกตว่า ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้เป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่ และหากจำเป็นต้องมีการใข้ข้อมูลภาพถ่ายจะต้องใช้อย่างไรเพื่อให้สอดคล้องตามหลักของ PDPA ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ถือว่าเป็นข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่ จากที่เราทราบกับข้อมูลอ่อนไหว ได้แก่ข้อมูลเกี่ยวกับ เชื้อชาติ เผ่าพันธุ์ ความคิดเห็นทางการเมือง ศาสนา พฤติกรรมทางเพศ ประวัติอาชญากรรม ข้อมูลสุขภาพ เป็นต้น ซึ่งข้อมูลภาพถ่ายคนไข้นั้นถือได้ว่าเป็นข้อมูลสุขภาพ ตามระเบียบกระทรวงสาธารณสุขว่าด้วยการคุ้มครองและจัดการข้อมูลด้านสุขภาพของบุคคล พ.ศ. 2561 ที่นี้เมื่อทราบว่าเป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่อ่อนไหว จึงจำเป็นต้องมีแนวหรือหลักการเพื่อให้การใช้ข้อมูลรูปถ่ายเป็นไปตามหลักของ PDPA หากจำเป็นต้องใช้ ต้องทำอย่างไร โดยหลักการของการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล การใช้ข้อมูลส่วนบุคคลควรใช้ข้อมูลตราบเท่าที่จำเป็น เช่นกัน การใช้ข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ก็ควรจะต้องมีการใช้ข้อมูลเท่าที่จำเป็นเช่นกัน โดยเมื่อจำเป็นต้องมีการเก็บมูล จำเป็นต้องมีการขอความยินยอมก่อน รวมถึงมีการแจ้งวัตถุประสงค์ในการเก็บข้อมูลภาพถ่ายคนไข้ ซึ่งการแจ้งประกาศนั้นอาจจะมีเป็นการแจ้งเป็นประกาศความเป็นส่วนตัวของ คนไข้หรือลูกค้าตามแต่กรณี ต่อมาในการใช้งานหรือประมวลผลควรใช้เท่าที่จำเป็นซึ่งได้แก่ใช้เพื่อรักษาหรือติดตามอาการเท่านั้น ไม่ควรใช้เพื่อเหตุอื่น ถามว่าการเอารูปถ่ายคนไข้ให้หมอท่านอื่นดูได้หรือไม่ เพราะบางครั้งหมอที่เป็นเจ้าของไข้นั้นอาจจำเป็นต้องมีการนำภาพคนไข้ เพื่อปรึกษากับหมอท่านอื่น ตัวอย่างเช่น กรณีคนไข้มารักษาสิว เมื่อทำการรักษาแล้วหากพบว่าบริเวณที่รักษามีปัญหาขึ้นมา กรณีเช่นนี้หากเป็นไปเพื่อการรักษาและติดตามอาการก็สามารถทำได้ แต่ต้องมีการแจ้งให้เจ้าของข้อมูลทราบถึงความจำเป็นดังกล่าว โดยอาจจะสื่อสารผ่านตัวประกาศความเป็นส่วนตัวได้เช่นกัน นอกจากนี้แล้วนั้นหมอที่เป็นเจ้าของคนไข้ต้องมีความระมัดระวังในการเผยแพร่รูปถ่ายคนไข้ด้วย แม้จะมีการแจ้งเจ้าของข้อมูลส่วนบุคคลหรือคนไข้แล้วก็ตาม โดยหมอที่เป็นเจ้าของไข้นั้น ควรมีความระมัดระวังในการที่จะไม่เผยแพร่ภาพถ่ายคนไข้ดังกล่าวไปสู่หมอ รวมถึงบุคลกรทางการแพทย์ที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องกับคนไข้ให้รับทราบ นอกจากนี้ช่องทางการเผยแพร่ข้อมูลก็เป็นสิ่งหนึ่งที่ควรจะต้องมีความระมัดระวังอย่างยิ่ง เนื่องจากในปัจจุบันนั้นวิทยาการด้านการสื่อสารสามารถส่งต่อข้อมูลดิจิทัลได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบายยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะมาจากช่องทางอีเมล Messenger เป็นต้น ทั้งนี้เมื่อมีการส่งข้อมูลรูปถ่ายคนไข้ไป จำต้องมีคำนึงถึงความปลอดภัยด้วย ตัวอย่าง ไม่ควรส่งรูปถ่ายคนไข้ผ่านช่องทางการสื่อสารสาธารณะ เช่น Line เป็นต้น หรือหากจำเป็นต้องมีการส่งจริง ๆก็ควรมีมาตรการในการป้องกันการเข้าถึงด้วยตัวอย่างเช่น อาจจะมีการส่งข้อมูลโดยมีการเข้ารหัส โดยส่งรหัสดังกล่าวไปให้ปลายทางรับทราบพียบท่านเดียวเท่านั้น เพื่อให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลดังกล่าวถึงมือผู้รับจริง และมีเพียงแต่ผุ้รับรหัสเท่านั้นที่จะสามารถเปิดดูข้อมูลที่เข้ารหัสไว้ได้ โดยภาพรวมนั้นสถานพยาบาลมีกิจกรรมหลาย ๆกิจกรรมที่มีการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่มี่ความอ่อนไหว เช่น กิจกรรมการนำภาพถ่ายคนไข้มาใช้เพื่อติดตามผลการรักษาคนไข้ ทั้งนี้สามรถทำได้แต่จำเป็นต้องมีแนวทางหรือกระบวนการบางอย่างมาเป็นมาตรฐานในการส่งต่อข้อมูล นอกจากจะเพื่อความปลอดภัยของคนไข้
จากบทความครั้งที่แล้ว เรื่อง Hotel reservation ไม่เกี่ยวกับ PDPA จริงหรือ ? ที่ได้มีการกล่าวถึงกระบวนการการจองที่พักในหลายรูปแบบ เช่น เว็บไซต์ เอเย่น walk-in ในวันนี้เราจะมากล่าวถึงกระบวนการที่ต่อเนื่องกันคือ กระบวนการการรับส่งจากสนามบินหรือสถานที่ต่างๆ ไปยังโรงแรม ในบางกรณีผู้เข้าพักบางท่านอาจมีความต้องการใช้บริการรถรับส่งเพื่อให้รับจากสนามบินมายังโรงแรมเพื่อความสะดวกของผู้เข้าพัก รูปแบบการรับส่งที่สนามบินโดยทั่วไปสามารถแบ่งออกได้เป็น 2 รูปแบบ ได้แก่ Inhouse limousine คือ กรณีที่โรงแรมมีบริการรับส่งด้วยตัวเอง Outsource limousine คือ กรณีที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทรับส่งภายนอก ให้ดำเนินการรับส่งผู้เข้าพักแทนโรงแรม ในกรณีที่โรงแรมมีบริการรับส่งด้วยตัวเอง (Inhouse limousine)  โดยทั่วไปข้อมูลของผู้เข้าพักจะถูกโรงแรมเก็บมาแล้วจากขั้นตอนการจองห้องพัก แต่อาจมีการนำข้อมูลดังกล่าวมาใช้เพื่อเป็นการยืนยันตัวผู้เข้าพักอีกครั้ง การนำข้อมูลมาใช้ในกระบวนการนี้ โรงแรมต้องมีการระบุวัตถุประสงค์นี้เข้าไปในประกาศความเป็นส่วนตัวของผู้เข้าพัก (Privacy notice) และแจ้งให้ผู้เข้าพักทราบในขั้นตอนการรับจองห้องพัก หรือจะแจ้งอีกครั้งเพื่อเป็นการแจ้งย้ำให้ผู้เข้าพักทราบก็ย่อมทำได้ นอกจากนี้ การที่โรงแรมนำข้อมูลมาใช้ประมวลผลในกระบวนการนี้สามารถใช้ฐานสัญญา ตามมาตรา 24(3) ในการจัดเก็บข้อมูลส่วนบุคคลได้ เนื่องจากเป็นการจำเป็นเพื่อใช้ในการดำเนินการตามคำขอก่อนการเข้าทำสัญญาใช้บริการ ในกรณีที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทรับส่งภายนอก ให้ดำเนินการรับส่งผู้เข้าพักแทนโรงแรม หรือ Outsource limousine ทางโรงแรมอาจจะมีการส่งรายชื่อของผู้ที่จะเข้าพักให้กับบริษัท Outsource limousine ซึ่งเป็นนิติบุคคลภายนอก เช่น ข้อมูล ชื่อ นามสกุล รายละเอียดการเดินทางและการเข้าพัก เป็นต้น การที่โรงแรมมีการจ้างบริษัทภายนอกให้ดำเนินการด้านการรับส่ง บริษัทรับส่งนั้นทำตามภายในนามหรือภายใต้คำสั่งโรงแรมนั้น บริษัท Outsource limousine จึงมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processor) ซึ่งตามมาตรา 40 วรรค 2 กำหนดให้ผู้ควบคุมข้อมูลมีหน้าที่ต้องจัดให้มีข้อตกลงระหว่างกัน เพื่อควบคุมการดำเนินการตามหน้าที่ของผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ดังนั้น ระหว่าง โรงแรมกับบริษัท Outsource limousine  ควรมีการทำข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล (Data Processing Agreement : DPA)  ทั้งนี้เพื่อช่วยให้คู่สัญญาซึ่งเป็นผู้ประมวลผล ทราบถึงบทบาทและหน้าที่ของตนเองเกี่ยวกับการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล การกำหนดวัตถุประสงค์ในการเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคล การกำหนดมาตรฐานในการแบ่งปันข้อมูลส่วนบุคคลและขอบเขตในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล โดยรายละเอียดของข้อตกลงการแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล
thThai

ลงทะเบียน

เข้าสู่ระบบ