Data Map หรือเรียกเป็นภาษาไทยว่า “แผนผังข้อมูล” คือ เครื่องมือที่จะช่วยให้องค์กรของคุณดำเนินการสำรวจข้อมูล และมองเห็นภาพรวมของข้อมูลที่มีอยู่ภายในองค์กรได้อย่างสะดวกและเป็นโครงสร้างที่ชัดเจน ด้วยการสร้างลิสต์รายการของข้อมูลออกมา แล้วคุณจะประหลาดใจกับปริมาณของข้อมูลส่วนบุคคลที่มีเก็บรักษาหรือใช้งานอยู่ภายในองค์กร

แผนผังข้อมูลฉบับนี้ (สามารถลงทะเบียนเพื่อรับ e-Book ได้ทางด้านล่าง) แนะแนวทางการทำรายการบันทึกข้อมูลองค์กรด้วยหลักการ 5Ws คือ

• ทำไมข้อมูลส่วนบุคคลถูกประมวลผล (Why?)
• ข้อมูลส่วนบุคคลของใครถูกประมวลผล (Who?)
• ข้อมูลส่วนบุคคลอะไรถูกประมวลผล (What?)
• ข้อมูลส่วนบุคคลถูกประมวลผลเมื่อไหร่ (When?)
• ข้อมูลส่วนบุคคลถูกประมวลผลที่ไหน (Where?)

โดยหลักการในเบื้องต้นก็คือ คุณต้องทราบก่อนว่าองค์กรประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลด้วยเหตุผลใด หลังจากนั้นจึงค่อยมาสำรวจดูว่า ข้อมูลส่วนบุคคล (ที่ประมวลผลอยู่ภายใต้เหตุผลหนึ่ง ๆ) นั้นเป็นของใคร มีที่มา ประเภท ประมวลผลอยู่ภายใต้ฐานทางกฎหมายใด ตลอดจนช่วงเวลาการประมวลผลและระยะเวลาในการเก็บ (Data Retention) สถานที่และรูปแบบของข้อมูลที่เก็บ และข้อมูลนั้นถูกเปิดเผยอย่างไรบ้าง?

ทุกคนในองค์กรควรมีส่วนร่วมในการจัดทำแผนผังข้อมูลขององค์กร เนื่องจากบุคลากรแต่ละระดับหรือหน่วยงานจะสัมผัสกับชุดข้อมูล (รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคล) ที่แตกต่างกัน